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Risparmiare nel trasporto e logistica con l’analisi della spesa

Risparmiare nel trasporto e logistica con l’analisi della spesa

Come autotrasportatori come possiamo risparmiare nella gestione del trasporto e logistica?

La prima cosa che dobbiamo sapere per riuscire a risparmiare nella gestione dei nostri automezzi, trasporto, logistica e magazzino è riuscire a individuare quanto spendiamo alla fine di ogni mese.

Purtroppo per tante PMI Italiane avere informazioni sulla spesa alla fine del mese sembra una cosa impossibile. Questo perché spesso questa informazione non viene gestita correttamente, tante persone ci mettono mano e i dati non sono corretti e tantomeno aggiornati.

Senza avere un ordine nella raccolta dei dati della gestione della spesa e costi nell’autotrasporto e logistica, riuscire a ottimizzare le risorse e risparmiare nella gestione può diventare una sfida impossibile.

Per questo motivo proponiamo una serie di consigli per fare una corretta analisi della Spesa e aiutare al responsabile acquisti nel settore del trasporto e logistica.

Analisi della spesa per ottimizzare la gestione del trasporto e logistica

Se vogliamo sapere quanto possiamo risparmiare, dobbiamo essere in grado di individuare e sapere quanto e come spendiamo. Questo lo possiamo sapere con un’analisi della spesa approfondito e mirato a ottimizzare la gestione del trasporto e logistica.

La metodologia consiste in eseguire una serie di passi che ci aiuteranno ad avere un controllo sui dati di spesa e costi nella gestione degli automezzi e magazzino:

  1. Identificare tutte le fonti disponibili in azienda per raccogliere i dati di spesa e costi;
  2. Raccogliere tutti i dati di spesa e costi in un database centrale con programmi progettati specificamente per la gestione degli automezzi, trasporto e logistica;
  3. Ordinare e correggere i dati per ottenere una facile visualizzazione;
  4. Raggruppare i fornitori in gruppi;
  5. Classificare per categorie di costi e spese;
  6. Analizzare i dati per eventualmente ottimizzare le risorse;
  7. Effettuare un’analisi continuo.

Identificare tutte le fonti di spesa e costi

Bisogna identificare tutte le fonti di spesa e costi che la gestione del trasporto e logistica richiede in azienda, investigando in tutti i dipartimenti e parlando con tutti i responsabili per riuscire a raccogliere l’informazione necessaria.

Raccogliere tutte le spese e costi in un database

Una volta che abbiamo tutta l’informazione e abbiamo raccolto i dati, il prossimo passo sarà inserire tutta questa informazione in un database centrale. Si possono utilizzare dei fogli excel oppure ci sono dei programmi che possono aiutarci a farlo. Questo perché bisognerà stare attenti che i dati non siano inseriti in diverse lingue, diverse valute e diversi formati. Un forte aiuto sarebbe rivolgersi a gestionali specializzati nella gestione degli automezzi, trasporto, logistica e magazzino.

Ordinare e correggere dati di spesa e costi per una corretta visualizzazione

Il seguente step sarà quello di ordinare, “pulire” e correggere i dati per avere una corretta visualizzazione di questi. Questo è fondamentale per avere sottomano tutti i dati che servono e riuscire ad avere una visualizzazione di facile comprensione con delle grafiche.

Raggruppare i fornitori in gruppi

Bisognerà stare attenti e raggruppare tutte le sedi di un fornitore, a modo che riusciamo ad avere un quadro chiaro e di facile comprensione su tutti i costi e fornitori in una maniera semplice e aggiornata.

Classificare per categorie di costi e spese

Per riuscire a determinare come viene speso il nostro denaro, bisogna effettuare una classificazione dettagliata di tutte le spese di gestione e raggrupparle. Serve classificare in modo corretto e aggiornato, evitando la voce “altro”. Solo con la giusta classificazione riusciremmo ad analizzare i dati e individuare piani e strategie che ci permettano di ottimizzare e risparmiare nella gestione delle nostre attività quotidiane.

Analizzare i dati per ottimizzare le risorse a disposizione

Con un controllo dell’informazione, saremo in grado si effettuare delle analisi approfondite sui costi e fornitori vari. In questa maniera potremmo individuare quali sono fondamentali per le nostre attività e su quali possiamo fare a meno, così come rivedere condizioni di contratto coi diversi fornitori.

Con tutte queste azioni, saremmo in grado di ridurre e ottimizzare spese e costi in una maniera sostanziale.

Effettuare un’analisi continuo

Avere un’analisi dei costi e della spesa nella gestione degli automezzi, trasporto e logistica è già un’ottima cosa, ma siamo in un mondo in continuo movimento. Per questo motivo, consigliamo di effettuare questo tipo di analisi in continuazione e di confrontarsi con il personale avendo sempre a disposizione dati precisi e aggiornati in tempo reale.

 

Fastplan Software è il gestionale fatto dai trasportatori per i trasportatori che ti può aiutare a organizzarti meglio grazie all’identificazione, raccolta e classificazione dei dati in grafiche e formati di facile comprensione con dati precisi e aggiornati in tempo reale.

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Gestione Magazzino: Stress Test e KPI della logistica

Gestione Magazzino: Stress Test e KPI della logistica

Non c’è dubbio che quest’anno 2020, con l’emergenza sanitaria in corso (coronavirus), ha messo a dura prova la gestione del lavoro in generale, figuriamoci la gestione del magazzino.

Per questo motivo e per non farsi trovare impreparati in situazioni d’imprevisti, si consiglia fare degli stress test di magazzino periodici.

Stress Test e KPI della logistica

I periodi di stress fanno parte della vita quotidiana, soprattutto dopo l’anno 2008 e le conseguenti crisi economiche generate dai problemi con le banche degli stati uniti e le banche europee. Dovuto a questo, più aziende per prepararsi a eventuali imprevisti creano delle simulazioni di scenari negativi a livello industriale e il settore della logistica non è escluso.

La gestione del magazzino deve essere allenata con strategie logistiche che permettano creare dei piani adatti per superare momenti di imprendibilità logistica che riescano a essere implementati dopo una meticolosa osservazione, soprattutto le condizioni estreme di stress.

Logistica e Magazzino: Parametri essenziali stress test

Per eseguire degli stress test nella logistica e magazzino, servono due parametri essenziali che ti permetteranno di implementare un piano di azione per evitare delle conseguenze negative e preparare l’azienda al peggio. I parametri essenziali da prendere in considerazione a livello logistico sono il “Time To Recover” (TTR) e “Time To Survive” (TTS).

Analizziamo insieme questi parametri:

  • Time To Recover (TTR): Questo parametro si riferisce al tempo necessario per ristabilire la piena operabilità del magazzino;
  • Time To Survive (TTS): Calcola l’autonomia residua del tuo sistema di magazzino nei confronti della domanda prima di arrivare al collasso.

Per arrivare a stabilire questi parametri bisogna tener monitorate le KPI della logistica, ma quali sono questi “Key Performance Indicators” che ti aiuteranno a valutare la strategia della tua logistica e magazzino?

KPI della logistica: Definizione

Per definire i KPI della logistica e prendere dimestichezza con il suo concetto, bisogna capire che il concetto “Key Performance Indicators” viene dalla lingua inglese e che in italiano significa “Indicatori Chiavi di Prestazione”. Questi indicatori non sono altro che dei valori numerici che servono per indicare le prestazioni di un determinato processo aziendale. In termini generali, sono gli indicatori di costi, indicatori di qualità, indicatori di soddisfazione del cliente, indicatori di tempo, ecc.

Nel caso specifico, i KPI della logistica si possono dividere in tre categorie principali e che vanno in ordine temporale secondo il processo logistico “Supply Chain” sono:

  1. KPI della logistica per il monitoraggio dell’approvvigionamento;
  2. KPI della logistica per il monitoraggio dei trasporti;
  3. KPI della logistica per il magazzino.

KPI della logistica per il monitoraggio dell’approvvigionamento

Si riferisce al monitoraggio delle scorte che ci saranno in magazzino, queste possono essere prodotti finiti, prodotti semilavorati e materie prime. I principali indicatori sono:

  • Tasso conformità delle forniture: Valore percentuale della merce o materiale ricevuto che compie con le normative di conformità accordate in contratto col fornitore.
  • Tasso di consegne non conforme/rifiutate oppure non ricevute: Valore percentuali degli approvvigionamenti rifiutati e non conformi con gli accordi intrapresi in contratto col fornitore e approvvigionamenti mancanti oppure in ritardo.
  • Tempo di acquisto delle forniture: Indicatore del tempo di consegna, dall’emissione dell’ordine fino all’arrivo della merce o materiale in magazzino.

I KPI della logistica per il monitoraggio dei trasporti

Questa fase riguarda la circolazione e stoccaggio delle merci, materie prime, prodotto finito o materiale. I principali indicatori per il monitoraggio dei trasporti sono:

  • Tasso di puntualità: il rapporto fra le consegne puntuali e il totale delle consegne per calcolare l’efficienza ed eventualmente ottimizzare il trasporto con strategie nella gestione dei mezzi di trasporto oppure con l’aumento della flotta aziendale.
  • Tasso di impiego della flotta: è il rapporto fra volume di merce trasportata e capacità totale della flotta, utile a capire i gradi di saturazione della nostra flotta di automezzi.
  • Costo trasporto per vendita: rapporto fra i costi totali di trasporto e le vendite realizzate. Questo indicatore ci permetterà di valutare la reddittività dei nostri processi ed eventualmente creare delle strategie per l’ottimizzazione dei processi che ci permetteranno di generare più guadagni.

Monitoraggio logistico: L’importanza degli stress test e dei KPI della logistica

Per concludere questo articolo, vogliamo sottolineare che mantenere un monitoraggio nel trasporto e logistica in modo continuativo ci permetterà di vedere i risultati ottenuti e di prendere consapevolezza della nostra gestione della logistica, trasporto e automezzi. Ci permette di vedere le nostre risorse e punti di forza, così come le nostre debolezze e aree di opportunità.

Tutto questo ci permetterà di attuare un piano di crescita continua e di adattarci alle circostanze dell’ambiente economico, avendo di conseguenza più padronanza e controllo sugli imprevisti.

In FastPlan Software aiutiamo le aziende a mantenere un monitoraggio continuo e in tempo reale sulla gestione della logistica e magazzino, così come un controllo assoluto sul trasporto e la flotta di automezzi aziendali.

Oltre a tutto questo, potrai essere supportato da un consulente specializzato che ti aiuterà a individuare i piani e strategie che ti aiuteranno ad aumentare i tuoi guadagni significativamente.

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Excel per la gestione del trasporto e logistica

Excel per la gestione del trasporto e logistica

Circa il 70% delle ditte di autotrasporto in Italia dichiara di utilizzare i fogli Excel per la gestione del trasporto e logistica. Così il programma Excel diventa il più utilizzato dalle aziende per qualsiasi scopo organizzativo come la gestione dei giri, la gestione amministrativa e la gestione del magazzino.

Fra i vantaggi principali che trovano le aziende nel suo utilizzo è che è un programma gratuito (oppure quasi) e immediato. Comunque, su questo articolo si farà un’analisi sul suo utilizzo e si parlerà di tutti i suoi vantaggi e svantaggi per non ritrovarci con brutte sorprese e problemi nella gestione degli automezzi, trasporto e logistica coi fogli Excel.

I vantaggi di gestire il trasporto con Excel

Bisogna chiarire che Excel è un ottimo strumento se si vogliono fare delle analisi semplici, che non siano di lunga durata e soprattutto per aziende di piccole dimensioni.

Fra i principali vantaggi di gestire il trasporto con Excel troviamo:

  • La sua adattabilità all’azienda, mentre questa è di piccole dimensioni e il Team riesce a parlare fra di sé. Il suo impiego è intuitivo e può diventare uno strumento di calcolo molto potente se utilizzato correttamente, impostato nella maniera giusta e con persone nel Team che siano capaci di aggiornarlo e controllarlo in continuazione.
  • Offre una grande capacità di analisi e grafici a disposizione, solo che per avere questi risultati, bisogna essere in grado di sfruttare tutte le funzionalità che Excel è in grado di offrire con un aggiornamento continuo in materia.
  • La sua grande compatibilità con qualsiasi PC che abbia la licenza Office. Anche la sua fama a livello mondiale fa la sua parte, giacché gran parte della popolazione è in grado di utilizzare le funzioni basi di Excel. Bisogna comunque sottolineare ancora una volta, che per sfruttare di altre funzionalità più complete, il Team dovrebbe accedere a corsi più avanzati e fare una formazione che richiede tempo e sforzo.

Gli svantaggi della gestione di trasporti con Excel

Uno degli svantaggi principali di una gestione aziendale del trasporto con Excel sono i grandi limiti che comporta quando l’azienda in questione vuole espandersi e avere sotto controllo svariati aspetti della sua attività quotidiana.

Fra questi principali limiti troviamo:

  • Il dover gestire dati che non sono centralizzati né aggiornati in tempo reale. Questo è un grosso svantaggio, giacché ci saranno diversi componenti del Team che metteranno la mano ai fogli e ci sarà lo spazio allo “sbaglio umano”, anche con procedure stabilite e sistemi di salvataggio “backup”. Questi problemi si incrementeranno se i membri del Team non sono sulla stessa sede e non hanno l’opportunità di interfacciarsi di continuo.
  • La mancanza di sicurezza. Questo perché Excel non permette un accesso controllato ai dati, che potrebbero andar persi o condivisi con terze parti non affidabili. Un’altra problematica avviene quando i membri della squadra non lasciano tracce del suo operato sul foglio Excel e di conseguenza diventa difficile risalire alle responsabilità all’interno del Team.
  • La presenza di continui errori e perdita di tempo per la mancanza di aggiornamenti in tempo reale, avendo una mancanza di controllo nella sua gestione che porterà come conseguenza la perdita di dati e informazioni di somma importanza.

Soprattutto, il programma Excel per la gestione aziendale del trasporto e logistica non è scalabile e non solo fa diventare difficile la definizione, la assegnazione dei task, le responsabilità e gli accessi, purtroppo anche la sua gestione si complica con il crescere dell’attività stessa.

Perciò l’utilizzo di Excel diventa consigliabile solo in aziende di trasporto di misura micro e con personale capace di sfruttare tutte le sue funzionalità. Altrimenti, ci saranno sempre problemi di gestione, che con il crescere dell’azienda, aumenteranno.

Come gestire efficientemente gli autoveicoli, il trasporto e magazzino con tutti i dati aggiornati in tempo reale e con la sicurezza di avere sotto controllo la situazione aziendale?

FastPlan è il software gestionale per il trasporto e logistica che ti permette di gestire in piena autonomia, praticità e semplicità tutte le operazioni di ogni singolo mezzo con dati precisi e aggiornati.

Con FastPlan Software riuscirai a risparmiare e avrai più utili alla fine dell’anno. Risultati misurabili e garantiti!

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Gestire consegne e ritiri di merce durante e dopo l’emergenza Covid-19 “Coronavirus”?

Gestire consegne e ritiri di merce durante e dopo l’emergenza Covid-19 “Coronavirus”?

Quest’emergenza rivoluzionerà il modo in cui si gestiscono le spedizioni di merce e le consegne a domicilio. Di conseguenza bisogna organizzarsi con efficienza e appoggiarsi a tecnologie di ottimizzazione del trasporto e logistica.

Durante questa crisi sanitaria molte aziende sono bloccate mentre altre attività stanno subendo un drastico calo del fatturato.Invece, altre aziende come quelle del settore alimentare, hanno avuto un aumento nel volume delle merci da trasportare.

I supermercati e negozi di alimentari stanno avendo una domanda costante da parte dei loro clienti. Mentre più ristoranti e si trovano a improvvisare e aumentare i servizi di  consegne a domicilio.

Non c’è alcun dubbio che tutta la nostra economia sia cambiata e cambierà ancora nei prossimi mesi. Uno dei settori che cambierà di più e avrà bisogno di una gestione più efficiente, sarà senza dubbio il settore del trasporto e logistica.

Ma non sarà solo una sfida che riguarderà alle aziende di servizi di trasporto. Sarà una sfida per tutti i settori, giacché più spesso diventerà tassativo fare delle consegne e ritiri a domicilio oppure “in loco”.

Di conseguenza, anche le aziende di produzione, negozi e ristoranti vari dovranno far fronte a una domanda crescente di consegne e ritiri di prodotti, merci e servizi con richiesta di consegna a domicilio.

Per far fronte a un mondo che è cambiato e che cambierà ancora, bisognerà organizzare efficientemente i sistemi di far “delivery” e bisognerà avere il supporto di nuove tecnologie che ci aiutino con la gestione del trasporto e logistica.

Non basterà organizzare i giri nei fogli di excel, che possono perdersi oppure creare confusione fra i colleghi perché non danno la possibilità di lavorare in modo interattivo e con dati aggiornati in tempo reale.

Consegne efficienti durante il covid-19 con FastPlan

FastPlan Software è un gestionale di trasporto che ti permette di ottimizzare i giri di tutta la flotta di automezzi creando un forte risparmio inmediato!. Avrai risultati tangibili e concreti che potrai misurare nel giro di pochi giorni!

Perché adesso che si pensa alla ripartenza, dell’economia in generale, bisognerà tener conto che si partirà ma con forti restrizioni soprattutto sugli spostamenti.

FastPlan consapevole di questa situazione, mette a disposizione di tutte le aziende di qualsiasi settore, tutte le funzionalità del software gratuitamente,per un tempo limitato, durante questa emergenza dovuta al coronavirus.

Devi ottimizzare le tue risorse al massimo e FastPlan ti aiuterà a farlo permettendoti di:

  • Lavorare in modo interattivo e in tempo reale con tutte le persone del tuo team. Per gestire i tuoi giri in maniera ottimale facendoti risparmiare carburante, tempo, sforzo e denaro.
  • Riuscire a lavorare con un numero illimitato di persone contemporaneamente e in tempo reale con dati precisi e aggiornati da qualsiasi device, basta avere internet.

Adesso più che mai, comincia a organizzare il modo in cui gestisci il trasporto e la logistica della tua attività in modalità “smartworking”. Permette ai tuoi collaboratori di lavorare da remoto senza preoccupazioni.

Permetti a te stesso di gestire con semplicità e da qualsiasi posto tutta la gestione dei tuoi ritiri e consegne.

Contattaci per una consulenza Gratuita e tutte le sue funzionalità gratuitamente durante e dopo il covid-19!

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Come avere una riduzione nei costi di logistica in tempi di crisi?

Come avere una riduzione nei costi di logistica in tempi di crisi?

Vorresti ridurre costi nella gestione della Logistica controllando solo cinque aree?

Risparmiare risorse e tempi nella logistica è fondamentale nella gestione della tua azienda e per mantenere un ordine nel tuo magazzino. Ma quando siamo in tempi di crisi, diventa cruciale per la tua strategia aziendale avere una ridurre al massimo i costi nella gestione della logistica e magazzino.

In questo articolo ci focalizziamo sulle aree a cui devi prestare particolare attenzione, se vuoi migliorare la tua gestione di logistica e il tuo Business in generale, riducendo costi e risparmiando risorse.

Ridurre i costi della logistica e magazzino in modo semplice!

Gestione efficiente del tuo inventario.

Devi mantenere un livello ottimale di inventario se il tuo scopo è ridurre i costi. Devi liberarti di qualsiasi eccesso di merce che tu abbia, cerca soprattutto di liberarti della merce scaduta oppure di quella merce che non rappresenta il tuo “core Business” facendo controlli costanti e un inventario efficiente. Pensa a quanto tempo sprechi riordinando e registrando merce che non rappresenta un guadagno per la tua azienda e quanta attenzione può toglierti per focalizzarti sulle questioni importanti. Riordina il tuo inventario di magazzino e comincia a pensare in creare sistemi intelligenti per mantenere tutto sotto controllo e in ordine.

Accuratezza dell’Inventario.

Mantenere un ordine ti farà risparmiare più del 96% dei costi aggiuntivi nella gestione del tuo magazzino. Comincia a metterti d’accordo coi tuoi collaboratori su come registrare l’inventario e pure eventualmente sui sistemi da utilizzare per ridurre tempi e sprechi. Comincia a classificare la tua merce tramite codici ed eventualmente valuta se un sistema di inventario a codice di barre potrebbe aiutarti. Quello che adesso a te sembra un costo in più, in realtà è una fonte di grande guadagno in tempo e risorse impiegate.

Gestione efficace del deposito di Magazzino.

Se vuoi risparmiare sia nei tempi che nei costi della tua gestione di logistica, devi prestare particolare attenzione alla struttura del deposito di magazzino. Ad esempio, dovrai separare la merce di valore elevato a quello stock di rapido movimento separandoli e delimitando un’area per ciascuno. Così eviterai sprechi di tempo nella gestione quotidiana eppure incidenti vari che possano sorgere. Avendo una strategia di localizzazione per ciascun tipo di merce ti farà ridurre i costi significativamente e avere un guadagno alla fine dell’esercizio annuale significativo.

Automatizzazione dell’Inventario.

L’automatizzazione nella logistica ci aiuterà a ridurre costi e risparmiare tempi significativamente, grazie a una standardizzazione e automatizzazione dei compiti e attività ripetitive, creando un flusso di lavoro e di gestione più efficiente riducendo considerevolmente gli errori umani e assicurando che i dati rimangano sempre aggiornati in tempo reale. Questi dati significativi ti aiuteranno eventualmente a prendere decisioni migliori per eventuali processi e per la tua azienda in generale.

Cerca la collaborazione coi tuoi fornitori.

Cerca questa collaborazione provando ad avere una comunicazione chiara e costante coi tuoi fornitori, alla fine siete un Team e allo stesso tempo entrambi cercati gli stessi obbiettivi. Prova a capire insieme a loro dove si possono trovare “delle opportunità di miglioramento nella gestione”  e come eventualmente la Vostra collaborazione potrebbe essere ottimizzata.

Vorresti sapere di più su come organizzare il tuo trasporto e logistica?…

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