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Gestione dei Trasporti efficiente passo per passo

Gestione dei Trasporti efficiente passo per passo

La gestione dei costi legati al trasporto rappresenta una grossa fetta della totalità dei costi di logistica per qualsiasi azienda, sia per un’azienda di produzione che per un’azienda che lavora nel settore autotrasporto.

Spesso il responsabile dei trasporti e logistica si ritrova con la pressione di dover abbassare i costi il più possibile. Ma come farlo senza dover sacrificare la qualità del servizio? Quale metodo utilizzare e su quali leve agire?

Abbiamo deciso di pubblicare questo articolo per elencare passo a passo come gestire i trasporti in maniera efficiente, riuscendo a ridurre i costi e aumentando allo stesso tempo, la qualità del servizio offerto.

Possiamo riassumere la gestione dei trasporti passo per passo:

  1. Definire il servizio logistico da offrire in base agli obiettivi.
  2. Ampliare la visuale sulle diverse aree che compongono la erogazione dei nostri servizi di trasporto e logistica.
  3. Svolgere misurazione dei dati con regolarità: audit periodici nel trasporto e logistica.
  4. Fare uno screening periodico dei fornitori e dei tecnici coinvolti.
  5. Ottimizzare il trasporto e logistica grazie all’innovazione di un software gestionale.
  6. Implementare metodi di miglioramento continuo.

 

Definire il servizio logistico da offrire in base agli obiettivi

Spesso gli autotrasportatori non hanno un’idea ben precisa degli obiettivi da raggiungere e non si focalizzano sul servizio logistico in cui vogliono specializzarsi. Per offrire un buon servizio e ridurre i costi, bisogna concentrarsi su un servizio di trasporto e logistica particolare. Bisogna decidere in base ai numeri quale sarebbe il servizio che mi permette guadagnare di più investendo il minor numero di risorse a disposizione. Definendo questo, possiamo dire di aver fatto circa il 70% del lavoro in quanto all’ottimizzazione delle risorse e pure ci servirà per promuovere in futuro al meglio i nostri servizi.

Ampliare la visuale sulle diverse aree che compongono la erogazione dei nostri servizi di trasporto e logistica

Bisogna analizzare bene quali sono le aree, persone e dipartimenti che collaborano ogni giorno nell’erogazione dei servizi di logistica e trasporto. Non bisogna misurare solo i costi e tempi legati ai camion. Bisogna coinvolgere il magazzino, i meccanici e tutto il network distributivo a modo di riuscire ad avere una visione amplia della situazione in generale per riuscire a ottimizzare al meglio ciascuna delle risorse a disposizione.

Svolgere misurazioni di dati con regolarità: audit periodici nel trasporto e logistica

“Non si potrà mai migliorare ciò che non si conosce”. Bisogna creare un sistema che ci permetta raccogliere dei dati per riuscire a svolgere con regolarità degli Audit nel trasporto e logistica. Lo scopo principale sarà conoscere in fondo la situazione attuale e grazie ai dati ottenuti, riuscire a migliorare ciascuna delle aree con progetti mirati al miglioramento. Solo conoscendo la situazione attuale, si riuscirà a creare dei piani che ci permettano avere risultati migliori in futuro!

Fare uno screening periodico dei fornitori e dei tecnici coinvolti

Così come facciamo l’audit nei nostri processi, bisogna fare uno screening periodico dei fornitori e dei tecnici coinvolti in tutte le attività del trasporto e logistica. Bisogna capire che sono cambiate le condizioni del mercato e bisogna analizzare in dettaglio quanto spendiamo con ogni fornitore, quali condizioni ci offrono e confrontare il tutto con quello che c’è fuori nel mercato.

Ottimizzare il trasporto e logistica grazie all’innovazione di un software gestionale

La maggior parte delle aziende in Italia non possiede un software per ottimizzare le operazioni degli automezzi e magazzino. L’aiuto di un software gestionale per autotrasporto e logistica ci aiuta a organizzare, pianificare e controllare al meglio i costi relativi al trasporto e logistica grazie all’ottenimento di dati precisi e aggiornati in tempo reale. Senza avere dati a disposizione diventa difficilissimo migliorare il servizio offerto e ridurre i costi di gestione.

Implementare metodi di miglioramento continuo

Una volta che avremmo dei dati sulla gestione del trasporto e logistica a disposizione, implementare metodi di miglioramento continuo diventerà più semplice. In questa maniera saremmo pronti per un mondo in continua evoluzione.

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Gestione Magazzino: Stress Test e KPI della logistica

Gestione Magazzino: Stress Test e KPI della logistica

Non c’è dubbio che quest’anno 2020, con l’emergenza sanitaria in corso (coronavirus), ha messo a dura prova la gestione del lavoro in generale, figuriamoci la gestione del magazzino.

Per questo motivo e per non farsi trovare impreparati in situazioni d’imprevisti, si consiglia fare degli stress test di magazzino periodici.

Stress Test e KPI della logistica

I periodi di stress fanno parte della vita quotidiana, soprattutto dopo l’anno 2008 e le conseguenti crisi economiche generate dai problemi con le banche degli stati uniti e le banche europee. Dovuto a questo, più aziende per prepararsi a eventuali imprevisti creano delle simulazioni di scenari negativi a livello industriale e il settore della logistica non è escluso.

La gestione del magazzino deve essere allenata con strategie logistiche che permettano creare dei piani adatti per superare momenti di imprendibilità logistica che riescano a essere implementati dopo una meticolosa osservazione, soprattutto le condizioni estreme di stress.

Logistica e Magazzino: Parametri essenziali stress test

Per eseguire degli stress test nella logistica e magazzino, servono due parametri essenziali che ti permetteranno di implementare un piano di azione per evitare delle conseguenze negative e preparare l’azienda al peggio. I parametri essenziali da prendere in considerazione a livello logistico sono il “Time To Recover” (TTR) e “Time To Survive” (TTS).

Analizziamo insieme questi parametri:

  • Time To Recover (TTR): Questo parametro si riferisce al tempo necessario per ristabilire la piena operabilità del magazzino;
  • Time To Survive (TTS): Calcola l’autonomia residua del tuo sistema di magazzino nei confronti della domanda prima di arrivare al collasso.

Per arrivare a stabilire questi parametri bisogna tener monitorate le KPI della logistica, ma quali sono questi “Key Performance Indicators” che ti aiuteranno a valutare la strategia della tua logistica e magazzino?

KPI della logistica: Definizione

Per definire i KPI della logistica e prendere dimestichezza con il suo concetto, bisogna capire che il concetto “Key Performance Indicators” viene dalla lingua inglese e che in italiano significa “Indicatori Chiavi di Prestazione”. Questi indicatori non sono altro che dei valori numerici che servono per indicare le prestazioni di un determinato processo aziendale. In termini generali, sono gli indicatori di costi, indicatori di qualità, indicatori di soddisfazione del cliente, indicatori di tempo, ecc.

Nel caso specifico, i KPI della logistica si possono dividere in tre categorie principali e che vanno in ordine temporale secondo il processo logistico “Supply Chain” sono:

  1. KPI della logistica per il monitoraggio dell’approvvigionamento;
  2. KPI della logistica per il monitoraggio dei trasporti;
  3. KPI della logistica per il magazzino.

KPI della logistica per il monitoraggio dell’approvvigionamento

Si riferisce al monitoraggio delle scorte che ci saranno in magazzino, queste possono essere prodotti finiti, prodotti semilavorati e materie prime. I principali indicatori sono:

  • Tasso conformità delle forniture: Valore percentuale della merce o materiale ricevuto che compie con le normative di conformità accordate in contratto col fornitore.
  • Tasso di consegne non conforme/rifiutate oppure non ricevute: Valore percentuali degli approvvigionamenti rifiutati e non conformi con gli accordi intrapresi in contratto col fornitore e approvvigionamenti mancanti oppure in ritardo.
  • Tempo di acquisto delle forniture: Indicatore del tempo di consegna, dall’emissione dell’ordine fino all’arrivo della merce o materiale in magazzino.

I KPI della logistica per il monitoraggio dei trasporti

Questa fase riguarda la circolazione e stoccaggio delle merci, materie prime, prodotto finito o materiale. I principali indicatori per il monitoraggio dei trasporti sono:

  • Tasso di puntualità: il rapporto fra le consegne puntuali e il totale delle consegne per calcolare l’efficienza ed eventualmente ottimizzare il trasporto con strategie nella gestione dei mezzi di trasporto oppure con l’aumento della flotta aziendale.
  • Tasso di impiego della flotta: è il rapporto fra volume di merce trasportata e capacità totale della flotta, utile a capire i gradi di saturazione della nostra flotta di automezzi.
  • Costo trasporto per vendita: rapporto fra i costi totali di trasporto e le vendite realizzate. Questo indicatore ci permetterà di valutare la reddittività dei nostri processi ed eventualmente creare delle strategie per l’ottimizzazione dei processi che ci permetteranno di generare più guadagni.

Monitoraggio logistico: L’importanza degli stress test e dei KPI della logistica

Per concludere questo articolo, vogliamo sottolineare che mantenere un monitoraggio nel trasporto e logistica in modo continuativo ci permetterà di vedere i risultati ottenuti e di prendere consapevolezza della nostra gestione della logistica, trasporto e automezzi. Ci permette di vedere le nostre risorse e punti di forza, così come le nostre debolezze e aree di opportunità.

Tutto questo ci permetterà di attuare un piano di crescita continua e di adattarci alle circostanze dell’ambiente economico, avendo di conseguenza più padronanza e controllo sugli imprevisti.

In FastPlan Software aiutiamo le aziende a mantenere un monitoraggio continuo e in tempo reale sulla gestione della logistica e magazzino, così come un controllo assoluto sul trasporto e la flotta di automezzi aziendali.

Oltre a tutto questo, potrai essere supportato da un consulente specializzato che ti aiuterà a individuare i piani e strategie che ti aiuteranno ad aumentare i tuoi guadagni significativamente.

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Excel per la gestione del trasporto e logistica

Excel per la gestione del trasporto e logistica

Circa il 70% delle ditte di autotrasporto in Italia dichiara di utilizzare i fogli Excel per la gestione del trasporto e logistica. Così il programma Excel diventa il più utilizzato dalle aziende per qualsiasi scopo organizzativo come la gestione dei giri, la gestione amministrativa e la gestione del magazzino.

Fra i vantaggi principali che trovano le aziende nel suo utilizzo è che è un programma gratuito (oppure quasi) e immediato. Comunque, su questo articolo si farà un’analisi sul suo utilizzo e si parlerà di tutti i suoi vantaggi e svantaggi per non ritrovarci con brutte sorprese e problemi nella gestione degli automezzi, trasporto e logistica coi fogli Excel.

I vantaggi di gestire il trasporto con Excel

Bisogna chiarire che Excel è un ottimo strumento se si vogliono fare delle analisi semplici, che non siano di lunga durata e soprattutto per aziende di piccole dimensioni.

Fra i principali vantaggi di gestire il trasporto con Excel troviamo:

  • La sua adattabilità all’azienda, mentre questa è di piccole dimensioni e il Team riesce a parlare fra di sé. Il suo impiego è intuitivo e può diventare uno strumento di calcolo molto potente se utilizzato correttamente, impostato nella maniera giusta e con persone nel Team che siano capaci di aggiornarlo e controllarlo in continuazione.
  • Offre una grande capacità di analisi e grafici a disposizione, solo che per avere questi risultati, bisogna essere in grado di sfruttare tutte le funzionalità che Excel è in grado di offrire con un aggiornamento continuo in materia.
  • La sua grande compatibilità con qualsiasi PC che abbia la licenza Office. Anche la sua fama a livello mondiale fa la sua parte, giacché gran parte della popolazione è in grado di utilizzare le funzioni basi di Excel. Bisogna comunque sottolineare ancora una volta, che per sfruttare di altre funzionalità più complete, il Team dovrebbe accedere a corsi più avanzati e fare una formazione che richiede tempo e sforzo.

Gli svantaggi della gestione di trasporti con Excel

Uno degli svantaggi principali di una gestione aziendale del trasporto con Excel sono i grandi limiti che comporta quando l’azienda in questione vuole espandersi e avere sotto controllo svariati aspetti della sua attività quotidiana.

Fra questi principali limiti troviamo:

  • Il dover gestire dati che non sono centralizzati né aggiornati in tempo reale. Questo è un grosso svantaggio, giacché ci saranno diversi componenti del Team che metteranno la mano ai fogli e ci sarà lo spazio allo “sbaglio umano”, anche con procedure stabilite e sistemi di salvataggio “backup”. Questi problemi si incrementeranno se i membri del Team non sono sulla stessa sede e non hanno l’opportunità di interfacciarsi di continuo.
  • La mancanza di sicurezza. Questo perché Excel non permette un accesso controllato ai dati, che potrebbero andar persi o condivisi con terze parti non affidabili. Un’altra problematica avviene quando i membri della squadra non lasciano tracce del suo operato sul foglio Excel e di conseguenza diventa difficile risalire alle responsabilità all’interno del Team.
  • La presenza di continui errori e perdita di tempo per la mancanza di aggiornamenti in tempo reale, avendo una mancanza di controllo nella sua gestione che porterà come conseguenza la perdita di dati e informazioni di somma importanza.

Soprattutto, il programma Excel per la gestione aziendale del trasporto e logistica non è scalabile e non solo fa diventare difficile la definizione, la assegnazione dei task, le responsabilità e gli accessi, purtroppo anche la sua gestione si complica con il crescere dell’attività stessa.

Perciò l’utilizzo di Excel diventa consigliabile solo in aziende di trasporto di misura micro e con personale capace di sfruttare tutte le sue funzionalità. Altrimenti, ci saranno sempre problemi di gestione, che con il crescere dell’azienda, aumenteranno.

Come gestire efficientemente gli autoveicoli, il trasporto e magazzino con tutti i dati aggiornati in tempo reale e con la sicurezza di avere sotto controllo la situazione aziendale?

FastPlan è il software gestionale per il trasporto e logistica che ti permette di gestire in piena autonomia, praticità e semplicità tutte le operazioni di ogni singolo mezzo con dati precisi e aggiornati.

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Gestione magazzino con il metodo KanBan

Gestione magazzino con il metodo KanBan

Il metodo KanBan è una tecnica giapponese di gestione degli ordini e delle scorte che si basa su dei cartellini fisici che acconsentono la produzione, l’acquisto e movimentazione dei materiali. Infatti, Kan (看) significa “visuale” e Ban (板) significa “segnale”.

L’obiettivo principale del Kanban è di evitare la sovrapproduzione perché è lo spreco che più impatta su tutte le performance del sistema produttivo.

Il Kanban è una tecnica che fa parte della Lean Production (Produzione Snella) che rende possibile il Pull Flow (Flusso tirato) dei materiali. Questo metodo operativo fa circolare le informazioni in modo sistematizzato all’interno del magazzino e dell’azienda, migliorando anche la comunicazione coi fornitori eliminando il bisogno di creare sistemi complessi di programmazione della produzione.

Come conseguenza della sua applicazione, il risultato principale che si ottiene nella gestione del magazzino e logistica è che sarà possibile avere uno stoccaggio merci e gestione ordini con una quantità precisa, né più né meno dello strettamente necessario.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del Kanban nelle aziende?

I principali vantaggi di cui possono usufruire le aziende con l’utilizzo del metodo Kanban sono:

  • Riduzione e miglioramento notevole delle scorte con l’eliminazione della sovrapproduzione.
  • Aumento nella flessibilità nella risposta alle domande dei clienti.
  • Semplificazione e miglioramento dei processi produttivi e dei sistemi informatici legati ad essi.

Come applicare il metodo Kanban?

Nel metodo Kanban ogni cartellino o scheda identifica un prodotto o componente con la sua provenienza e la sua destinazione. Ci sono due tipologie diverse di Kanban:

  • Kanban di movimentazione o di trasporto: per spostare merci e materiali verso un processo produttivo.
  • Kanban di produzione: rappresentati dagli ordini di produzione che autorizzano il processo a monte a produrre componenti per un processo a valle.

Un cartellino Kanban deve contenere delle informazioni minime per poterlo applicare:

  1. Informazioni sulla provenienza della merce: nome fornitore, codice, ubicazione.
  2. Informazioni sulla destinazione della merce: nome cliente, ubicazione, data emissione e codice kanban.
  3. Informazioni sulla merce stessa: codice, descrizione e quantità di riordino

Per applicarlo correttamente sul magazzino serve rispettare le seguenti regole:

  1. Le schede Kanban devono contenere sempre la stessa quantità base di pezzi;
  2. I pallet o carrelli devono avere appese le schede e non si possono spostare finché non sono pieni;
  3. L’area dedicata ai pallet e carrelli viene chiamata Supermarket e dev’essere fissa e predefinita.

Come conclusione, possiamo dire che la metodologia Kanban rappresenta il motore dell’attività dell’azienda giacché gestisce automaticamente la quotidianità degli ordini di lavoro e consente ai responsabili di risolvere delle criticità e sviluppare miglioramenti continui al sistema.

Vorresti altri suggerimenti per gestire al meglio il tuo magazzino e risparmiare al massimo? Scopri come avere una riduzione dei costi di logistica in tempo di crisi!

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Come avere una riduzione nei costi di logistica in tempi di crisi?

Come avere una riduzione nei costi di logistica in tempi di crisi?

Vorresti ridurre costi nella gestione della Logistica controllando solo cinque aree?

Risparmiare risorse e tempi nella logistica è fondamentale nella gestione della tua azienda e per mantenere un ordine nel tuo magazzino. Ma quando siamo in tempi di crisi, diventa cruciale per la tua strategia aziendale avere una ridurre al massimo i costi nella gestione della logistica e magazzino.

In questo articolo ci focalizziamo sulle aree a cui devi prestare particolare attenzione, se vuoi migliorare la tua gestione di logistica e il tuo Business in generale, riducendo costi e risparmiando risorse.

Ridurre i costi della logistica e magazzino in modo semplice!

Gestione efficiente del tuo inventario.

Devi mantenere un livello ottimale di inventario se il tuo scopo è ridurre i costi. Devi liberarti di qualsiasi eccesso di merce che tu abbia, cerca soprattutto di liberarti della merce scaduta oppure di quella merce che non rappresenta il tuo “core Business” facendo controlli costanti e un inventario efficiente. Pensa a quanto tempo sprechi riordinando e registrando merce che non rappresenta un guadagno per la tua azienda e quanta attenzione può toglierti per focalizzarti sulle questioni importanti. Riordina il tuo inventario di magazzino e comincia a pensare in creare sistemi intelligenti per mantenere tutto sotto controllo e in ordine.

Accuratezza dell’Inventario.

Mantenere un ordine ti farà risparmiare più del 96% dei costi aggiuntivi nella gestione del tuo magazzino. Comincia a metterti d’accordo coi tuoi collaboratori su come registrare l’inventario e pure eventualmente sui sistemi da utilizzare per ridurre tempi e sprechi. Comincia a classificare la tua merce tramite codici ed eventualmente valuta se un sistema di inventario a codice di barre potrebbe aiutarti. Quello che adesso a te sembra un costo in più, in realtà è una fonte di grande guadagno in tempo e risorse impiegate.

Gestione efficace del deposito di Magazzino.

Se vuoi risparmiare sia nei tempi che nei costi della tua gestione di logistica, devi prestare particolare attenzione alla struttura del deposito di magazzino. Ad esempio, dovrai separare la merce di valore elevato a quello stock di rapido movimento separandoli e delimitando un’area per ciascuno. Così eviterai sprechi di tempo nella gestione quotidiana eppure incidenti vari che possano sorgere. Avendo una strategia di localizzazione per ciascun tipo di merce ti farà ridurre i costi significativamente e avere un guadagno alla fine dell’esercizio annuale significativo.

Automatizzazione dell’Inventario.

L’automatizzazione nella logistica ci aiuterà a ridurre costi e risparmiare tempi significativamente, grazie a una standardizzazione e automatizzazione dei compiti e attività ripetitive, creando un flusso di lavoro e di gestione più efficiente riducendo considerevolmente gli errori umani e assicurando che i dati rimangano sempre aggiornati in tempo reale. Questi dati significativi ti aiuteranno eventualmente a prendere decisioni migliori per eventuali processi e per la tua azienda in generale.

Cerca la collaborazione coi tuoi fornitori.

Cerca questa collaborazione provando ad avere una comunicazione chiara e costante coi tuoi fornitori, alla fine siete un Team e allo stesso tempo entrambi cercati gli stessi obbiettivi. Prova a capire insieme a loro dove si possono trovare “delle opportunità di miglioramento nella gestione”  e come eventualmente la Vostra collaborazione potrebbe essere ottimizzata.

Vorresti sapere di più su come organizzare il tuo trasporto e logistica?…

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