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Excel per la gestione del trasporto e logistica

Excel per la gestione del trasporto e logistica

Circa il 70% delle ditte di autotrasporto in Italia dichiara di utilizzare i fogli Excel per la gestione del trasporto e logistica. Così il programma Excel diventa il più utilizzato dalle aziende per qualsiasi scopo organizzativo come la gestione dei giri, la gestione amministrativa e la gestione del magazzino.

Fra i vantaggi principali che trovano le aziende nel suo utilizzo è che è un programma gratuito (oppure quasi) e immediato. Comunque, su questo articolo si farà un’analisi sul suo utilizzo e si parlerà di tutti i suoi vantaggi e svantaggi per non ritrovarci con brutte sorprese e problemi nella gestione degli automezzi, trasporto e logistica coi fogli Excel.

I vantaggi di gestire il trasporto con Excel

Bisogna chiarire che Excel è un ottimo strumento se si vogliono fare delle analisi semplici, che non siano di lunga durata e soprattutto per aziende di piccole dimensioni.

Fra i principali vantaggi di gestire il trasporto con Excel troviamo:

  • La sua adattabilità all’azienda, mentre questa è di piccole dimensioni e il Team riesce a parlare fra di sé. Il suo impiego è intuitivo e può diventare uno strumento di calcolo molto potente se utilizzato correttamente, impostato nella maniera giusta e con persone nel Team che siano capaci di aggiornarlo e controllarlo in continuazione.
  • Offre una grande capacità di analisi e grafici a disposizione, solo che per avere questi risultati, bisogna essere in grado di sfruttare tutte le funzionalità che Excel è in grado di offrire con un aggiornamento continuo in materia.
  • La sua grande compatibilità con qualsiasi PC che abbia la licenza Office. Anche la sua fama a livello mondiale fa la sua parte, giacché gran parte della popolazione è in grado di utilizzare le funzioni basi di Excel. Bisogna comunque sottolineare ancora una volta, che per sfruttare di altre funzionalità più complete, il Team dovrebbe accedere a corsi più avanzati e fare una formazione che richiede tempo e sforzo.

Gli svantaggi della gestione di trasporti con Excel

Uno degli svantaggi principali di una gestione aziendale del trasporto con Excel sono i grandi limiti che comporta quando l’azienda in questione vuole espandersi e avere sotto controllo svariati aspetti della sua attività quotidiana.

Fra questi principali limiti troviamo:

  • Il dover gestire dati che non sono centralizzati né aggiornati in tempo reale. Questo è un grosso svantaggio, giacché ci saranno diversi componenti del Team che metteranno la mano ai fogli e ci sarà lo spazio allo “sbaglio umano”, anche con procedure stabilite e sistemi di salvataggio “backup”. Questi problemi si incrementeranno se i membri del Team non sono sulla stessa sede e non hanno l’opportunità di interfacciarsi di continuo.
  • La mancanza di sicurezza. Questo perché Excel non permette un accesso controllato ai dati, che potrebbero andar persi o condivisi con terze parti non affidabili. Un’altra problematica avviene quando i membri della squadra non lasciano tracce del suo operato sul foglio Excel e di conseguenza diventa difficile risalire alle responsabilità all’interno del Team.
  • La presenza di continui errori e perdita di tempo per la mancanza di aggiornamenti in tempo reale, avendo una mancanza di controllo nella sua gestione che porterà come conseguenza la perdita di dati e informazioni di somma importanza.

Soprattutto, il programma Excel per la gestione aziendale del trasporto e logistica non è scalabile e non solo fa diventare difficile la definizione, la assegnazione dei task, le responsabilità e gli accessi, purtroppo anche la sua gestione si complica con il crescere dell’attività stessa.

Perciò l’utilizzo di Excel diventa consigliabile solo in aziende di trasporto di misura micro e con personale capace di sfruttare tutte le sue funzionalità. Altrimenti, ci saranno sempre problemi di gestione, che con il crescere dell’azienda, aumenteranno.

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Quali strumenti utilizzare per l’ottimizzazione degli autotrasporti aziendali?

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Come ottimizzare la gestione degli autotrasporti aziendali?

Per ottimizzare la gestione della flotta aziendale dobbiamo prestare particolare attenzione a:

  • Controllo e conto dei consumi.
  • Gestione e controllo della manutenzione automezzi.
  • Gestione della disponibilità degli autoveicoli e personale.
  • Sicurezza degli autisti.
  • Tracciamento e controllo di ciascuno degli automezzi.
  • Pianificazione dei giri, ritiri e consegne.
  • Monitoraggio e Gestione delle situazioni di emergenza.
  • Controllo continuo dei percorsi autostradali effettuati.
  • Tantissimi altri accorgimenti da gestire e controllare!

Quali sono gli strumenti che possono aiutarmi a gestire la mia flotta aziendale?

Ci sono un’infinità di strumenti che puoi utilizzare per gestire i tuoi automezzi, i principali sono:

  1. Sistemi di sicurezza e antifurto.
  2. Geo localizzatore GPS.
  3. Dispositivi di controllo di carburante.
  4. Dispositivi di monitoraggio di temperatura.
  5. Cronotachigrafo
  6. Controllo pressione pneumatici.

Sistemi di sicurezza antifurto

Attualmente ci sono diverse tecnologie che consentono il tracciamento delle spedizioni aziendali per prevenire i furti dei camion con un sistema di blocco che si installa direttamente sugli automezzi e viene controllato da un pc, per evitare eventualmente, tramite sensori, la manovra del conducente. Altri dispositivi possono essere impiantati sugli sportelli per avvisare quando vengono aperti fuori dai luoghi autorizzati in precedenza.

Geo localizzatore GPS

Ci sono infinità di software che ci permettono di tracciare, monitorare e controllare il movimento di tutti i veicoli aziendali grazie a un localizzatore satellitare. Strumento indispensabile per la gestione efficiente della flotta aziendale. Fra i dati che ci consente avere ci sono: la posizione esatta del mezzo di trasporto, il comportamento di guida del conducente, la velocità con cui viaggia, il tempo di sosta e i tempi di accelerazione e frenata.

Dispositivi di controllo di carburante

Ti permettono di monitorare i livelli di carburante in base ai chilometri percorsi, così come lo stile di guida dell’autista. Ci offre la possibilità di paragonare le spese richieste di carburante con i consumi effettivi reali, in questa maniera possiamo avere un controllo totale sulle spese.

Dispositivi di monitoraggio di temperatura

Ci consentono di monitorare le temperature in modo indipendente dalla refrigerazione del veicolo o dall’impianto di termo registrazione grazie a dei sensori elettronici. Questo ci permette di rispettare la sicurezza del veicolo evitando surriscaldamenti.

Cronotachigrafo

Ogni mezzo industriale e commerciale ce l’avrebbe già ormai incorporato. Serve principalmente per misurare la velocità, la distanza percorsa e i tempi di guida di ogni conducente. Il cronotachigrafo è uno strumento ormai incorporato in ogni veicolo industriale e commerciale che misura principalmente la velocità del veicolo, la distanza percorsa e i tempi utili di guida di ogni autista. Bisogna dotarsi un sistema che ci permetta il download di questi dati per riuscire a elaborare una classifica e capire le aree di opportunità nella gestione degli autoveicoli.

Controllo pressione pneumatici

Bisogna controllare in maniera costante lo stato di salute degli pneumatici. Diventa fondamentale per la sicurezza che la temperatura non superi i 90°, che la pressione delle gomme rimanga nel limite consentito e individuare eventuali danneggiamenti alla gomma che possano provocare fuoriuscite di area, diminuzione di pressione ed eventuali incidenti.

Possiamo avere un controllo grazie al sistema di monitoraggio e controllo della pressione degli pneumatici: TPMS (“Tire-pressure monitoring system).

Ma come possiamo gestire e controllare tutti questi aspetti della gestione automezzi?

Il nostro consiglio principale, oltre ad utilizzare tutti questi strumenti, è quello di affidarti ad un software di gestione automezzi, trasporto e logistica affidabile, che ti permetta avere una raccolta e analisi dei dati aggiornata e in tempo reale di ogni autoveicolo.

Grazie a questo riuscirai ad avere un controllo totale di ciascuno dei tuoi mezzi di trasporto e riuscirai ad avere diversi vantaggi come:

  • Controllo dei giri di ciascun autista con una pianificazione dei percorsi migliore che ti permetterà avere una riduzione nei consumi di carburante.
  • Riuscirai ad avere una migliore gestione del tempo nelle consegne e ritiri, riuscendo ad offrire un miglior servizio ai tuoi clienti.
  • Potrai monitorare e gestire al meglio le situazioni di emergenza.
  • Avrai una ottimizzazione a 360° dei risparmi e guadagni di ciascuno dei tuoi automezzi e ciascuno dei percorsi.
  • Potrai integrare tutti gli strumenti di gestione della flotta e migliorare le prestazioni aziendali.

In conclusione, potrai avere dei report dettagliati sulla guida, consumo e percorso di ciascuno degli automezzi che ti permetteranno di ottimizzare al massimo la redditività aziendale.

Con FastPlan Software puoi avere tutta la tua flotta aziendale sotto controllo, risparmiando e guadagnando con il tuo trasporto e logistica fin da subito.

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