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Circa il 70% delle ditte di autotrasporto in Italia dichiara di utilizzare i fogli Excel per la gestione del trasporto e logistica. Così il programma Excel diventa il più utilizzato dalle aziende per qualsiasi scopo organizzativo come la gestione dei giri, la gestione amministrativa e la gestione del magazzino.

Fra i vantaggi principali che trovano le aziende nel suo utilizzo è che è un programma gratuito (oppure quasi) e immediato. Comunque, su questo articolo si farà un’analisi sul suo utilizzo e si parlerà di tutti i suoi vantaggi e svantaggi per non ritrovarci con brutte sorprese e problemi nella gestione degli automezzi, trasporto e logistica coi fogli Excel.

I vantaggi di gestire il trasporto con Excel

Bisogna chiarire che Excel è un ottimo strumento se si vogliono fare delle analisi semplici, che non siano di lunga durata e soprattutto per aziende di piccole dimensioni.

Fra i principali vantaggi di gestire il trasporto con Excel troviamo:

  • La sua adattabilità all’azienda, mentre questa è di piccole dimensioni e il Team riesce a parlare fra di sé. Il suo impiego è intuitivo e può diventare uno strumento di calcolo molto potente se utilizzato correttamente, impostato nella maniera giusta e con persone nel Team che siano capaci di aggiornarlo e controllarlo in continuazione.
  • Offre una grande capacità di analisi e grafici a disposizione, solo che per avere questi risultati, bisogna essere in grado di sfruttare tutte le funzionalità che Excel è in grado di offrire con un aggiornamento continuo in materia.
  • La sua grande compatibilità con qualsiasi PC che abbia la licenza Office. Anche la sua fama a livello mondiale fa la sua parte, giacché gran parte della popolazione è in grado di utilizzare le funzioni basi di Excel. Bisogna comunque sottolineare ancora una volta, che per sfruttare di altre funzionalità più complete, il Team dovrebbe accedere a corsi più avanzati e fare una formazione che richiede tempo e sforzo.

Gli svantaggi della gestione di trasporti con Excel

Uno degli svantaggi principali di una gestione aziendale del trasporto con Excel sono i grandi limiti che comporta quando l’azienda in questione vuole espandersi e avere sotto controllo svariati aspetti della sua attività quotidiana.

Fra questi principali limiti troviamo:

  • Il dover gestire dati che non sono centralizzati né aggiornati in tempo reale. Questo è un grosso svantaggio, giacché ci saranno diversi componenti del Team che metteranno la mano ai fogli e ci sarà lo spazio allo “sbaglio umano”, anche con procedure stabilite e sistemi di salvataggio “backup”. Questi problemi si incrementeranno se i membri del Team non sono sulla stessa sede e non hanno l’opportunità di interfacciarsi di continuo.
  • La mancanza di sicurezza. Questo perché Excel non permette un accesso controllato ai dati, che potrebbero andar persi o condivisi con terze parti non affidabili. Un’altra problematica avviene quando i membri della squadra non lasciano tracce del suo operato sul foglio Excel e di conseguenza diventa difficile risalire alle responsabilità all’interno del Team.
  • La presenza di continui errori e perdita di tempo per la mancanza di aggiornamenti in tempo reale, avendo una mancanza di controllo nella sua gestione che porterà come conseguenza la perdita di dati e informazioni di somma importanza.

Soprattutto, il programma Excel per la gestione aziendale del trasporto e logistica non è scalabile e non solo fa diventare difficile la definizione, la assegnazione dei task, le responsabilità e gli accessi, purtroppo anche la sua gestione si complica con il crescere dell’attività stessa.

Perciò l’utilizzo di Excel diventa consigliabile solo in aziende di trasporto di misura micro e con personale capace di sfruttare tutte le sue funzionalità. Altrimenti, ci saranno sempre problemi di gestione, che con il crescere dell’azienda, aumenteranno.

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